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Change ­Management via Wohnzimmer

Veränderungen in der Unternehmenskultur laufen meist langsam und nicht ohne Widerstand ab. Dass es auch anders gehen kann, hat das Jahr 2020 deutlich gezeigt.

Während die einen Homeoffice als die große Errungenschaft in Folge der Coronapandemie feiern, gibt es viele, die sich endlich das Ende der Arbeit von zu Hause aus wünschen. Denn wenn der Rückzugsort in den eigenen vier Wänden zum Arbeitsplatz mutiert, kann das auf Dauer für den Haussegen und die eigene Psyche durchaus belastend werden.

Viele arbeiten seit Wochen, Monaten oder bald einem ganzen Jahr im Homeoffice. „Im ersten Lockdown im März war das noch aufregend und neu. Wir mussten rasch viel Neues lernen und hatten keine Zeit, uns Gedanken darüber zu machen, welche Belastungen auf uns zukommen. Der Teamspirit war bemerkenswert, wir haben zusammengeholfen und uns gegenseitig die neuen Programme beigebracht. Das war schon sehr beeindruckend. Jetzt im dritten Lockdown habe ich oft das Gefühl, dass mir die Decke auf den Kopf fällt und die Kollegen, die zwischendurch immer wieder im Büro waren, haben deutlich mehr Kontakt zueinander“, erzählt Isabella. Die 23-Jährige zählt zur Risikogruppe und arbeitet seit März 2020 von zu Hause aus. Stundenlange Zoom- und Webex-Konferenzen fordern hohe Konzentration und Aufmerksamkeit, machen rascher müde und belasten den Stütz- und Bewegungsapparat in weitaus höherem Ausmaß als bisher. „Es nützt jetzt wenig, zu den Digital Natives zu gehören. Ich verbringe die Arbeitszeit vor einem Bildschirm und seit einem Jahr auch – bis auf wenige Spaziergänge oder Lebensmitteleinkäufe – viel meiner Freizeit. Denn nur so kann ich zum Beispiel an Fitnesskursen teilnehmen oder mit Freunden und Familie in Verbindung bleiben“, berichtet Isabella.

Change Management ohne Plan

Die Geschichte von Isabella zeigt eines deutlich: Das letzte Jahr hat den wohl größten Change-Management-Prozess in der Geschichte des industrialisierten Zeitalters eingeleitet, der wohl alle Changeprozesse in den Schatten stellt. Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen wurden tiefgreifend verändert, aber nicht „nach Plan“ und auch nicht „in den Unternehmen“, so wie es sich für Changeprozesse gehört. Da wird zuerst geplant, diskutiert, umgesetzt, ausprobiert und Veränderung implementiert. Danach wird analysiert und der Prozess startet von vorne – Plan, Do, Check, Act ist der wohl bekannteste Zyklus, nach dem diese Veränderungen vor sich gehen. Doch das letzte Jahr lief ganz anders: Ohne Plan, in Echtzeit oder im Rückwärtsgang erlebten alle Unternehmen einen Kulturwandel, das Meiste davon spielte sich im Wohnzimmer der Mitarbeiter ab, den vielen neuen externen und dezentralen Unternehmenszentralen. Kräfte, die bisher klassische Changeprozesse zum Scheitern verurteilten, hatten kaum die Chance aufzukeimen. Widerstand ist zwecklos, weitermachen ist angesagt. Ob der Prozess erfolgreich war, werden wir wohl erst in einigen Jahren beurteilen können.

Digitalisierung bewältigen

Wie Isabella treffend beschreibt, war ein Kernelement dieses Wandels die unfreiwillig rasche und alternativlose Digitalisierung von Berufs- und Privatleben. Wer am Ball bleiben wollte, musste mit. Während Befürworter des digitalen Wandels schon seit Jahren die Vorteile wie Effizienzsteigerungen, Produktinnovationen und Umsatzsteigerungen durch den Einsatz digitaler Technologien propagieren, sehen andere die Gefahren und Herausforderungen, wie etwa das Fehlen der digitalen Kompetenzen. Schon in Schule, Aus- und Weiterbildung sollten Digital- und Medienkompetenz vermittelt werden – ein Wunsch, der seit Distance Learning und Homeschooling außer Streit steht und jetzt in hohem Tempo nachgeholt wird. Der ohnehin steigende Fachkräftemangel hat sich noch verstärkt – gerade in der IT sind Mitarbeiter gefragter denn je und ein fähiger Online-Support in der Krise nahezu so überlebenswichtig wie Germ oder Toilettenpapier. Die digitale Kluft zu älteren Arbeitnehmern und wenig technikaffinen Gruppen hat Gräben aufgerissen. Wer jetzt nicht mitkann, wird vermutlich auf der Strecke bleiben. Und um mitzukönnen, braucht es mehr denn je Eigenmotivation, Selbstdisziplin, Verantwortung und Durchhaltevermögen. Mitarbeiter und Führungskräfte fit für den digitalen Wandel zu machen, ist kein Gebot der Stunde, sondern fast schon Schnee von gestern. Online-Weiterbildungsangebote wurden und werden aus dem Boden gestampft, für gezieltes Eingehen auf den einzelnen Mitarbeiter, seine Persönlichkeit und sein Potenzial ist kaum die Zeit. Einzelkämpfer haben es jetzt leichter als Teamplayer, denn im eigenen Wohnzimmer ist man in erster Linie auf sich allein gestellt.

Auch war vor einem Jahr kaum Zeit, lange zu überlegen, ob Investitionen in IT-Infrastruktur getätigt werden können und Mitarbeiter mit diesen teils „schmerzhaften“ Transformationsprozessen umgehen können. In vielen Betrieben wurden in nur wenigen Tagen mehr Mitarbeiter mit Laptops und Handy ausgestattetet als in vielen Jahren davor. Diskussion um den Datenschutz während der Telearbeit mussten notgedrungen auch auf später verschoben werden. Doch technisches Equipment und eine technologische Infrastruktur kosten Geld und das oft ohne sofortigen Return on Investment. Ein Umstand, der es vor allem für Klein- und Mittelbetriebe jetzt schwer macht, den Anschluss nicht zu verlieren.

Alles eine Frage der Einstellung

Digitalisierung ist auch eine Frage der Einstellung. Viele große Unternehmen wie TUI, McDonald’s oder L’Oréal haben Chief Digital Officers eingestellt, die auf Vorstandsebene verankert sind und den Prozess initiieren und begleiten. Skepsis und Desinformation auf Führungsebene zählten bisher zu den größten Hemmnissen der Digitalisierung. Gefragt sind moderne Managementkonzepte mit agilen Strukturen, flachen Hierarchien und einer offenen Fehlerkultur. Um darüber nachzudenken, ist jetzt keine Zeit. Während auf Hochtouren gearbeitet wird, muss eine Gesamtstrategie, die alle Unternehmensbereiche und Abteilungen miteinbezieht, „ganz nebenbei“ erarbeitet werden – eben in Echtzeit.

Kosten*

58 % Kosteneinsparung bei Dienstreisen aufgrund von Videokonferenzen

Emissionen*

55 % Positive Effekte auf die Umwelt durch weniger Verkehrsemissionen

Vereinbarkeit*

57 % Bessere Vereinbarkeit von Beruf, Freizeit und Familie

Mobilität*

46 % Mitarbeiter mit langen Pendel­strecken rekrutieren

Kurz gemeldet

Bis März soll das neue Homeoffice-Gesetz vorliegen. Kernpunkte sind die Regelungen über die Kosten für Strom und Infrastruktur sowie den Abschluss einer Unfallversicherung. Ebenso enthält der Gesetzesvorschlag Regelungen zu Betriebsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Sozialpartner haben sich jedenfalls geeinigt, offen ist derzeit die Prüfung durch das Finanzministerium.

Tipps zur Arbeitszeit­gestaltung aus arbeits­psychologischer Sicht

  • Um konzentriert, leistungsfähig und gesund zu bleiben, sollte auch im Homeoffice die tägliche Normalarbeitszeit nicht wesentlich überschritten werden.
  • Achten Sie auch zu Hause auf Arbeits­pausen.
  • Vermeiden Sie einseitig Belastungen, indem Sie ihren Arbeitsplatz im Hinblick auf Sitzposition und Beleuchtung möglichst ergonomisch gestalten.
  • Gesetzliche Ruhezeiten gelten auch bei der Telearbeit.
  • Eine klare Trennung von Arbeitszeit und Freizeit ist wichtig für die Erholung und erfordert gerade im Homeoffice ganz besonders viel Aufmerksamkeit und Disziplin. Telefonumleitungen und Abwesenheitsnotizen sind beispielsweise hilfreich.
  • Die Erfassung der Arbeitszeiten bei Telearbeit unterstützt die Einhaltung von Pausen und Ruhezeitregelungen und trägt dazu bei, den Überblick über die geleistete Arbeitszeit, zu behalten.

Homeoffice & Videokonferenzen

Was bleibt nach der Krise?

Welche Auswirkungen der Einsatz von Homeoffice und Videokonferenzen vor und während der Covid-Pandemie auf die Arbeitswelt, unsere Wirtschaft und nicht zuletzt auf die Mobilität im Land hatte, welche künftigen Herausforderungen damit verbunden sind und wie diese gestaltet werden können, untersuchte eine Studie des Landes Niederösterreich, die zwischen Juni und September 2020 durchgeführt wurde.

61 Prozent der Befragten halten ihr Unternehmen, zumindest teilweise, für Homeoffice-geeignet, doch gibt es eine Reihe von Herausforderungen: die Abhängigkeit von technischer Ausstattung und hohe finanzielle Verpflichtungen für IT-Hard- und -Software, Probleme mit der mangelnden Ausstattung, zu wenig Raum und einer zu schwachen Internetleistung bei den Mitarbeitern zu Hause. Einig sind sich die Experten, dass die Umstellung auf Homeoffice eine Änderung der Führungs- und Unternehmenskultur notwendig machen wird.

Einig sind sich die Experten auch, dass sich neue hybride Formen des Zusammenarbeitens ergeben werden, die aus Anteilen Homeoffice, mobilem Arbeiten und Videokonferenzen bestehen werden, zusätzlich aber auch persönliche Treffen, Workshops und Dialoge notwendig werden. Diese sind besonders wichtig für kreative Prozesse, Akquisitionsgespräche und Führungsfragen und müssen neu definiert, räumlich, atmosphärisch und zeitlich geplant werden. Der individuelle Anteil der Verteilung von Homeoffice hängt stark mit der Unternehmensgröße, der Branche und den Arbeitsanforderungen zusammen und muss individuell abgewogen werden.

*Quelle: Amt der NÖ Landesregierung (Hrsg.), Homeoffice & Videokonferenzen:
Was bleibt nach der Krise und wie?, ExpertInnenstudie und Unternehmensbefragung 2020

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