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Digitaler Wandel in Rekordzeit

Online-Meetings sind in den letzten Monaten der Inbegriff für Digitalisierung geworden. ­Soziale Kontakte müssen eingeschränkt ­bleiben, daher trifft man sich virtuell.

Mag. Barbara ­Huber, Arbeitspsychologin in der AUVA

Bei allen Vorteilen, die diese neue, digitalisierte Arbeitsform hat – sie spart vor allem Zeit –, wächst auch der Druck, denn: Jetzt stehen oft noch mehr Meetings pro Tag auf dem Programm und der Ortswechsel – auch wenn es nur vom Schreibtisch in das Besprechungszimmer ist – fehlt. Abgehalten werden die meisten Termine nach wie vor überwiegend aus dem ­Homeoffice im eigenen Zuhause. Das ist ein ­Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder die gleichen Chancen hat, konzentriert und ungestört zu sein. Wo die großen Herausforderungen liegen und ­warum ein „digitales Upskilling“ für ein erfolgreiches Arbeiten dringend erforderlich ist, beschreibt Mag. Barbara Huber, Arbeitspsychologin in der AUVA.

Was konkret macht die Digitalisierung durch Home­office und Distance-Learning so belastend für den Einzelnen?
Huber: Das Erleben des aktuellen Arbeitsalltags zeigt immer wieder Schwachpunkte der Digitalisierung auf. Zeitdruck, Arbeitsmenge und die Notwendigkeit, erfolgreich zu kommunizieren und kooperieren, verschärfen ein angespanntes Verhältnis.
Ein zentraler Aspekt, der technischen Laien in der Einarbeitungszeit mit neuer Software auffällt, ist die Anwenderfreundlichkeit der Software. Die eigentliche Arbeitstätigkeit kann durch „nicht-intuitiv“ gestaltete Oberflächen oder die Inkompatibilität von mehreren Systemen in einem Nutzungsbereich erschwert sein. Die Zeit, sich mit Software-Handbüchern auseinanderzusetzen, fehlt für die Kommunikation und Kooperation im Arbeitsteam, wofür die Software eigentlich eingekauft wurde und behilflich sein soll.
Ein weiteres Hindernis umfasst die Unzuverlässigkeit der Systeme, instabile Verbindungen und unvorhersehbare Störungen. Anwender haben neben persönlichen Fachgebieten oft nicht die Kompetenz, diese komplexen Störungen zu analysieren und zu beheben.
Dazu passend kommt es durch fehlende Rückmeldungen von Support-Diensten oder nicht erreichbaren Helplines zu Verzögerungen in der erfolgreichen Störungsbehebung und zu Frustration.

Warum sind drei Online-Meetings ermüdender als drei Face-to-Face-Besprechungen?
Hier sind „Anfangsschwierigkeiten“ und überdauernde Aspekte zu unterscheiden. Von Mal zu Mal weniger anstrengend ist die Verwendung durch die verbesserte Gewandtheit, mit der neue Online-Plattformen bedient werden, etwa wie Funktionen einzusetzen oder zu verwenden sind. Ebenso wird durch die bewusste Gestaltung von Online-Meetings, zum Beispiel auch Pausen einzuplanen wie bei Face-to-Face Meetings, die Ermüdung abgefangen.
Überdauernde Aspekte, die trotz Routine anstrengend bleiben, basieren auf einer Reduktion der Kommunikationskanäle, beispielsweise eine notwendige inhaltliche Abstimmung ohne Videofunktion und damit ohne Mimik und Gestik des anderen erfordert eine höhere Konzentration auf die Stimme des „virtuellen Gegenübers“. Abstimmungsprozesse im Team sind so schwieriger zu moderieren.
Ein weiterer Punkt betrifft monotone Phasen und mögliche Ablenkungen: Durch die Verwendung des Laptops für online Meetings werden eingehende Mails oft parallel wahrgenommen.
Face-to-Face-Meetings sind außerdem häufig mit „Belastungswechsel“ während des Tagesablaufs verbunden, das heißt, die Art der Kommunikation und Möglichkeiten der Kooperation verändern sich – durch den Wechsel des Ortes vom eigenen Schreibtisch in den Besprechungsraum findet ebenso etwas Bewegung und Abwechslung statt.

Nicht alle Mitarbeiter sind gleich technik-/digital affin – werden manche jetzt auf der Strecke bleiben und den Anschluss verlieren?
Die Digitalisierung im Homeoffice trifft aufgrund der aktuellen Situation nicht nur „technikaffine“ Arbeitnehmer, sondern auch sehr viele Mitarbeiter, die bisher mit beispielsweise Online-Meetings oder Webinaren keine Erfahrungen hatten. Die Personalentwicklung hat daher eine besonders dringliche Aufgabe dazubekommen: die Mitarbeiter in der „digitalen Kompetenzerweiterung“ zu unterstützen und sie dabei aber dort „abzuholen“, wo sie individuell stehen. Für ein professionelles Arbeiten sind sicherlich auch Schulungen über externe IT-Experten sinnvoll. Ein „digitales Upskilling“ der Mitarbeiter ist für ein erfolgreiches Arbeiten nötig.
Aber auch IT-Abteilungen sind derzeit besonders gefragt: Es gilt, Software anzuschaffen, die den Anforderungen der Mitarbeiter und ihren Tätigkeiten entspricht und auch von IT-Laien bedient werden kann. Für eine niederschwellige Unterstützung kann auch ein Erfahrungsaustausch in Teams hilfreich sein: Was hat gut funktioniert bzw. wodurch konnten Probleme gelöst werden.

Macht es einen Unterschied, ob wir digitale Arbeit von zu Hause aus im „Normalmodus“ machen oder jetzt in der Pandemie- und Lockdownzeit?
Ja, natürlich – leider. Im Normalmodus sieht Plan B sicherlich anders aus als jetzt – wenn es diesen überhaupt aktuell für alle Situationen gibt. Der Druck in Bezug auf Funktionieren, Gelingen, Schnelligkeit, Reaktionserfordernisse, Anpassung, Lernen oder Entwicklung ist aktuell enorm. Planungsprozesse befinden sich seit fast einem Jahr ebenso in „schwierigen Zeiten“. Im digitalen Bereich waren beispielsweise 2020 Anschaffungsprozesse für Hardware tatsächlich im Ausnahmezustand, so waren etwa Headsets kurzzeitig vergriffen.

Wir arbeiten mehr denn je online – welche drei Tipps haben Sie für den Einzelnen, um die Digitalisierung im Homeoffice gut zu bewältigen?

  1. Schulungsangebote im Bereich der „digitalen Softskills“ wahrnehmen und Zeit reservieren, um neue Programme oder Hardwarekomponenten auch ausreichend kennen- und bedienen zu lernen.
  2. Fehlerfreundlichkeit bei sich und bei anderen üben.
  3. Erfahrungsaustausch im Team forcieren.
„Digitales Upskilling“ ist für die Arbeit aus dem Homoffice ein wichtiger Erfolgsfaktor.
„Digitales Upskilling“ ist für die Arbeit aus dem Homoffice ein wichtiger Erfolgsfaktor.
© metamorworks/iStock