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Kontaktlos „on board“ kommen

Wenn neue Mitarbeiter in ein Unternehmen kommen, helfen strukturierte Onboarding-Prozesse, von Anfang an produktiv zu arbeiten und die Newcomer informiert zu halten. In Zeiten von Homeoffice und Kontakteinschränkung ist dieser Prozess umso wichtiger, zum ­Beispiel für Sicherheits- und Präventionsinhalte.

Das An-Bord-Nehmen von neuen Mitarbeitern hat sich in den letzten Jahren zu einer eigenständigen Human-Resources-Dis­­­­ziplin entwickelt. Unter anderem, weil wertvolle neue Talente genauso schnell wieder weg sind, wie sie eingestellt wurden. So ist es von Anfang an unerlässlich, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu binden. Die Tendenz zu kurzen und freien Arbeitsverhältnissen macht ein regelmäßiges „On-boarden“ mittlerweile zur betrieblichen Normalität. Werden Abteilungen oder Projekte umstrukturiert, gibt es „Re­boarding-Prozesse“ und schließlich hat die Digitalisierung dazu geführt, dass die traditionellen Handbücher für neue Mitarbeiter mittlerweile durch zeitgemäße Apps abgelöst wurden.
Dass hier in der Praxis noch viel Luft nach oben ist, zeigt beispielsweise die 4. Haufe Onboarding-Studie 2020, in der 88 Prozent der befragten Unternehmen angaben, dass sie keine Softwarelösung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter einsetzen. Zeitgleich sehen 77 Prozent der HR-Verantwortlichen Verbesserungspotenzial in ihrem On­­­­boarding-Prozess. Dafür steht in 88 Prozent der Unternehmen jedoch kein eigenes Budget zur Verfügung …

In drei Phasen gut einleben

Einig sind sich die Befragten aber trotzdem: Ein strukturierter Onboarding-Prozess begeistert und bindet neue Kollegen durch ein hohes Maß an Sicherheit und ein ausgeprägtes „Willkommensgefühl“. Der Onboarding-Prozess startet mit der Unterschrift eines neuen Mitarbeiters unter dem Arbeitsvertrag und endet mit dem Abschluss der Probezeit. Die drei Phasen – Pre­boarding, Orientierung und Integration – haben ihre eigenen Besonderheiten und beinhalten sowohl eine soziale als auch eine fachliche Komponente.

1. Preboarding

Die Haufe Onboarding-Umfrage 2020 belegt, dass 30 Prozent der befragten Unternehmen Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ­ersten Arbeitstag haben. Die Gründe für diese Frühfluktuation sind vielfältig: Vom besseren Stellenangebot über die längst abgeschriebene Karriere im alten Unternehmen bis hin zu einem Umzug.

Der neue Mitarbeiter sollte daher sehr rasch spüren, dass der neue Arbeitgeber sich um ihn kümmert, sie sollen sicher sein, dass die Entscheidung für diesen Arbeitsplatz die richtige war. Schon mit der Unterschrift auf den Arbeitstag gilt es daher, sowohl fachliche Informationen und Schulungen als auch die passenden sozialen Kontakte bereitzustellen. So kann sich etwa das Team digital vorstellen oder passende Apps spielerisch den Zugang zu wichtigen Sicherheitsunterweisungen möglich machen.

Gleichzeitig werden neue Mitarbeiter für die Unternehmenskultur und die Ziele begeistert und erhalten so eine Übersicht über interne Strukturen, Angebote und relevante Inhalte. Sie zeigen Wertschätzung, bestätigen seine Entscheidung und etwaige Unsicherheiten lösen sich auf. Und gerade jetzt, wo ein Onboarding-Prozess häufig „remote“ stattfindet, lohnt sich eine digitale Unterstützung umso mehr und ist die Preboarding-Phase im Homeoffice wichtig.

2. Orientierung

Die Prozessphase „Orientierung“ sollte mit dem ersten Arbeitstag einen begeisternden Start bieten. Denn wer erinnert sich nicht noch Jahre später an einen „enttäuschenden“ oder „motivierenden“ ersten Eindruck der neuen Arbeitsumgebung. Das Onboarding sollte hier neben der fachlichen Einarbeitung auch einen strukturierten Prozess zur sozialen Integration beinhalten. Dies sollte nicht dem Zufall überlassen werden: Am ersten Arbeitstag werden die Weichen für eine hohe psychologische Sicherheit gelegt, welche für eine erfolgreiche Zusammenarbeit essenziell ist.

3. Integration

Bei der Phase der Einarbeitung und Integration liegt der Fokus auf strukturierter und effizienter fachlicher Einarbeitung. Je besser diese gestaltet ist, desto früher kann der neue Mitarbeiter produktiv arbeiten. Auch entlastet ein strukturierter Prozess die Kollegen von oft unabgestimmten, zeitaufwendigen Gesprächen. Enorm hilfreich ist hierbei ein durchdachter Einarbeitungsplan. Je nach Mitarbeiterprofil kann dieser sehr individuell oder auch standardisiert sein. In jedem Fall sollten darin Einarbeitungsmaßnahmen, Arbeitsziele und Feedbackgespräche fix terminiert sein.

Was fördert eine schnelle Integration?

  • Eine wertschätzende Preboarding-Phase zeigt, dass man sich auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet hat und sich auf dessen Eintritt freut
  • Die notwendigen administrativen Vorbereitungen sind getroffen
  • Der erste Arbeitstag und die erste Woche verlaufen positiv
  • Die fachliche Einarbeitung ist gut vorbereitet
  • Die soziale Integration ins neue Team und ins Unternehmen wird individuell und systematisch gefördert.

Buchtipp

Veit Lemke (Hrsg.), Perfekter Job-Start dank Onboarding – So begeistern und binden Sie nachhaltig neue Talente

Haufe-Lexware, 2019
www.myonboarding.de

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Ein strukturierter Onboarding-Prozess begeistert und bindet neue Kollegen durch ein hohes Maß an Sicherheit und ein ausgeprägtes „Willkommens­gefühl“.
© Graf Vishenka/AdobeStock