Direkt zur Hauptnavigation springen Direkt zum Inhalt springen Jump to sub navigation

„Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“

Der Urlaub ist bei den meisten vorbei und viele ­haben sich vorgenommen, die erlebte Entspannung in den Arbeitsalltag mitzunehmen. Manchmal ­gelingt es, doch oft hat uns das gewohnte Multi­tasking rasch wieder.

Für viele gehört es zum Alltag, gleichzeitig ­E-Mails beantworten, zu telefonieren, Konzepte zu schreiben, oder eine Präsentation vorzubereiten. Der Arbeitspsychologe Univ.-Prof. Dr. Andreas Zimber, Professor für Wirtschafts- und Gesundheitspsychologie an der SRH-Hochschule in Heidelberg, hat daher einmal mehr das Multitasking-Phänomen unter die Lupe genommen und fasst bewährte Vorschläge zusammen, die zur Prävention von Stresssymptomen gut geeignet sind.

Ob Menschen tatsächlich mehrere Aufgaben im Sinne von „Multitasking“ bewerkstelligen können, wird von der Wissenschaft angezweifelt. Vielmehr geht man davon aus, dass nur der Eindruck von Gleichzeitigkeit entsteht, weil verschiedene Tätigkeiten in sehr kurzen Abständen abwechselnd durchgeführt werden. Für das persönliche Erleben macht es aber in der Praxis keinen Unterschied – ob gleichzeitig oder in High-Speed seriell – es erzeugt Stress und Druck, die Qualität sinkt.  „Führen Sie niemals mehrere Terminkalender, sondern entscheiden Sie sich für einen einzigen. Ob dieser elektronisch ist oder ganz traditionell aus Papier besteht, ist letztlich Geschmackssache“, rät daher Zimber gleich zum Einstieg.

Auslagern, was nicht nötig ist

Eine wesentliche Maßnahme ist eine Umgestaltung der Arbeitsumgebung. So können schon mit einfachsten Mitteln Störungen minimiert werden, etwa durch Sichtschutz und schallschützende Trennwände, durch ausreichend große Schreibtische und vor allem durch separate Ablageflächen. „Eine weitere einfache Maßnahme ist die Nutzung externer Speicher. Dafür eignen sich alle Arten von Medien, ob digital oder in Form des bewährten Notizbuchs. Es geht in erster Linie darum, den internen Speicher, das Gedächtnis, zu entlasten“, sagt der Experte.

Weniger ist mehr

Reduzieren Sie die Anzahl der Informationskanäle ist ein weiter Tipp des Experten. Bestellen Sie zum Beispiel Newsletter ab, die sie ohnehin nicht lesen. Blenden Sie aktuell nicht notwendige Informationen aus, deaktivieren Sie E-Mail-Alarme und arbeiten Sie E-Mails nicht sofort nach Erhalt ab, sondern blockweise, höchstens dreimal täglich. Legen Sie nachvollziehbare Ordnerstrukturen an. Kategorisieren Sie Informationen etwa nach Art der erforderlichen Aktion, zum Beispiel „Termin“, „Aufgabe“ oder „Warten“. Optimieren Sie Ihr Informationsverhalten. Seien Sie zurückhaltend mit Weiterleitungen oder CC, lassen Sie sich von Verteilern streichen. Kurz gesagt: Reduzieren Sie die Anzahl verschickter Mails. Denn wer Mails sät, wird Mails ernten“, meint Zimber. Damit Multitasking nicht zu Stress führt, hilft eine systematische Planung der Arbeitsprozesse.

Drei Faktoren des Arbeitsalltag

  • Vernetzung und Komplexität: Mitarbeiter müssen über ­Abteilungsgrenzen hinweg projektorientiert in unterschiedlichen Teams arbeiten.
  • Kontrolle und Autonomie: Mitarbeiter sind sowohl größerer Kontrolle unterworfen als auch eigenständiger. Sie werden durch Zielvereinbarungen gesteuert, müssen konkrete Arbeitsprozesse selbst gestalten.
  • Multitasking und Selbstorganisation: Die Routinearbeiten nehmen ab, die Menge der zu verarbeitenden Informationen hingegen nimmt laufend zu.
mrPliskin_iStock-187110328.jpg
© mrPliskin/iStock