Virtuelle Zusammenarbeit effizient gestalten

Team-Meetings, Projektpräsentationen, Vorstandssitzungen und Kundengespräche finden aktuell vermehrt online statt. Tipps, wie Unternehmen ihre virtuellen Meetings in Zeiten von „Social Distancing“ bestmöglich gestalten können.

Onlinemeetings erfordern mehr Pausen und kürzere Arbeitssequenzen. © PCH.Vector/AdobeStock

Für die Onlinekommunikation gibt es eine Vielzahl an technischen Lösungen. Unternehmen sollten jenes Tool wählen, das für den jeweiligen Zweck eines Meetings am besten geeignet ist. „Wenn es im Unternehmen schon Erfahrung mit einer Onlinekommunikationsplattform gibt, dann sollte dieses Tool genutzt werden. So ist sichergestellt, dass sich alle rasch auf den virtuellen Kanälen zurechtfinden“, empfiehlt Mag. Anna Nowshad, Director bei Deloitte Österreich.

Planung anpassen

Meetings vor dem Computer erfordern mehr Aufmerksamkeit als persönliche Gespräche. Konzentration und Effizienz bleiben hoch, wenn diese virtuellen Besprechungen nicht mehr als vier Stunden pro Tag einnehmen. „Wenn ein Team sich regelmäßig zu ganztägigen Workshops trifft, dann ist für ein vergleichbares Onlinemeeting die Aufteilung auf kürzere Sequenzen und mehrere Tage sinnvoll, um effizient zu bleiben. Die längeren Pausen dazwischen können für individuelle Arbeitsaufträge und kleinere Gruppenarbeiten genutzt werden“, so Nowshad.

Gleichzeitig benötigen virtuelle Meetings eine besonders durchdachte Vorbereitung. Die teilnehmenden Personen sollten Inhalte im Idealfall bereits vorab untereinander diskutieren können – etwa auf Basis einer klar strukturierten Agenda oder eines schriftlichen Briefings. Da essenzielle Faktoren wie Körpersprache und Atmosphäre im Onlinesetting nur eingeschränkt wahrnehmbar sind, ist die Moderation ein wichtiger Bestandteil virtueller Meetings. Zu Beginn einer Sitzung sollten die Spielregeln immer aktiv erklärt werden. Viele Kommunikationsplattformen bieten außerdem einfache Lösungen zur Strukturierung von Meetings an – wie etwa eine „Raise-Hand“-Funktion, über die sich Teilnehmer beim Moderator zu Wort melden können. Durch die verstärkte Nutzung von Homeoffice müssen neue Gewohnheiten und vertraute Abläufe geschaffen werden, um den Austausch zwischen Teammitgliedern zu fördern. Die Nutzung von Videoübertragungen kann hier maßgeblich zur Effizienz virtueller Meetings und zur aktiven Beteiligung aller beitragen. Denn die Onlinezusammenarbeit bekommt so einen viel persönlicheren Charakter als bei reinen Telefonkonferenzen.

Regelmäßig Präsenz zeigen

„Wenn sich Teams über längere Zeit nur virtuell treffen, darf neben den beruflichen Inhalten auch der Spaß nicht zu kurz kommen. Es muss daher gerade jetzt Zeit für informelle Meetings eingeplant werden. Das stärkt das Teamgefühl und regt zudem die Kreativität an“, betont die Deloitte-Expertin. Für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit ist der regelmäßige Austausch essenziell. Gerade Führungspersonen müssen sowohl für ihre Mitarbeiter als auch ihre Kunden greifbar bleiben und auf den jeweiligen Kanälen verstärkt Präsenz zeigen.

Anna Nowshad, Director bei Deloitte Österreich