Was tun, wenn der Chef ausfällt?

Eigentümer oder Geschäftsführer sind in kleinen Unternehmen oft der Dreh- und Angelpunkt für alle Aktivitäten. Fallen sie unerwartet aus, etwa durch Unfall oder Krankheit, gibt es eine Vielzahl an Herausforderungen zu meistern.

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An oberster Stelle steht die Notwendigkeit, die Geschäftskontinuität zu sichern, und nie zuvor war das so wichtig wie jetzt. Das Coronavirus kann – trotz bester Schutzmaßnahmen – jeden treffen, auch den Chef. Wenn es den Geschäftsführer oder Eigentümer eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens (KMU) erwischt, können zusätzlich auch Arbeitsplätze auf dem Spiel stehen. „Neun von zehn österreichischen Unternehmen sind KMUs“, sagt Jurist Mag. Stefan Szauer, Geschäftsführer der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Mazars Austria, und ergänzt: „Egal ob Akquise, Personalia oder Kundenkontakt – die Chefs haben in solchen Betrieben eine zentrale Position in allen Belangen. Sie sind für vieles zuständig und wissen viel, aber oft ist ihre Arbeit nicht dokumentiert. Das kann ein Unternehmen im Ernstfall in Turbulenzen bringen.“ Mazars hat fünf konkrete Tipps ausgearbeitet, die die Geschäftskontinuität gerade von KMU auch in Krisensituationen sichern.

Tipp 1: Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Krisen vor
In vielen Unternehmen ist der Eigentümer oder Geschäftsführer der Flaschenhals. Sein Ziel sollte es aber sein, sich ersetzbar zu machen. Es gilt, eine agile Organisation aufzubauen, in welcher die Prozesse funktionieren, und eine zweite Ebene zu organisieren, die sicherstellt, dass der Betrieb weiterläuft. Unternehmen sollten die Krise auch als Chance nutzen und sich organisatorisch und personell zukunftsfähig aufstellen.

Tipp 2: Treiben Sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voran
Quarantäne aufgrund von Corona bedeutet, dass der Geschäftsführer oder Eigentümer von zu Hause aus arbeiten muss. Dafür müssen die Prozesse im Unternehmen digital laufen. Ein „Remote“-Einstieg in die IT-Systeme muss von überall sicher möglich sein, alle Unterlagen und Dokumente müssen sofort eingescannt und digital verarbeitet werden. Die Notwendigkeit, Abläufe zu digitalisieren, gilt sowohl für große Konzerne als auch für einen kleinen, regionalen Malereibetrieb.

Tipp 3: Verteilen und regeln Sie die Entscheidungskompetenz
Es muss rechtzeitig gesichert werden, operative Entscheidungen auch ohne den Eigentümer oder Geschäftsführer des Unternehmens zu treffen – entweder über einen zweiten Geschäftsführer oder einen Prokuristen, der das Unternehmen dann rechtlich vertreten darf. Diese Personen müssen auch bei der Bank legitimiert werden. Es sollte präzise und schriftlich festgelegt werden, wer welche Entscheidungen alleine treffen kann – ebenso, welche nicht. Auch Geschäftspartnern sollte die Vertretung für Krisen vorgestellt werden.

Tipp 4: Dokumentieren und kommunizieren Sie
Gerade bei Auftragsanbahnungen oder Personalfragen bleibt die Arbeit des Eigentümers, vor allem kleinerer Unternehmen, meist nicht dokumentiert. Die Folge: Im Ernstfall herrscht großes Rätselraten. Ein regelmäßiger Jour-fixe (auch über Videokonferenz) kann für einen gleichen Wissensstand sorgen. So können Vertreter oder Bevollmächtigte rasch anknüpfen und weiterarbeiten. Fällt der Geschäftsführer oder Eigentümer etwa wegen Corona plötzlich aus, sollten auch die Kunden informiert werden.

Tipp 5: Testen Sie Ihren Notfallplan
Jeder Notfallplan und die darin vorgesehenen Vertretungen und Prozesse müssen getestet werden, zum Beispiel, wenn der Chef einmal länger auf Urlaub ist. Nur so ist gesichert, dass der Plan auch in der Realität funktioniert.

Mag. Stefan Szauer, Geschäfts­führer der Wirt­­­­schafts­prüfungs- und Steuerbe­ratungskanzlei Mazars Austria