Wer kennt es nicht, dass in der Freizeit noch schnell die E-Mails gecheckt werden oder eine Nachricht verschickt wird, um für den nächsten Tag gut vorbereitet zu sein? Diese weitgehend unregulierte Form der Verfügbarkeit für dienstliche Belange und Aufgaben außerhalb der regulären Arbeitszeit wird als erweiterte Erreichbarkeit bezeichnet.
Auswirkungen auf die Gesundheit
Einerseits hat diese Flexibilisierung den Vorteil, Arbeit und Freizeit besser zu vereinbaren. Auf der anderen Seite kann sich diese erweitere Erreichbarkeit auch negativ auf das Wohlbefinden und die Gesundheit auswirken. Durch die Unterbrechung der Erholungsphase nach der Arbeit fällt es diesen erreichbaren Mitarbeitenden oft schwerer abzuschalten. Dies vermindert in der Folge die Erholungsfähigkeit und kann zu Schlafstörungen führen, auch Stress, Burnout und Erkrankungen, wie zum Beispiel Muskel-Skelett-Erkrankungen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder psychische Beeinträchtigungen.
Fünf Handlungsfelder
Das Auftreten der oben genannten Fehlbeanspruchungsfolgen kann als Gesundheitsgefährdung angesehen werden, die es im Sinne des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes durch gute Arbeitsgestaltung zu reduzieren gilt. Um dem im Unternehmen entgegenzuwirken, sollten folgende Faktoren genauer überprüft werden:
1. Arbeitsintensität
Erweiterte Erreichbarkeit ist häufig eine Folge von hoher Arbeitsintensität. Das bedeutet, dass die Arbeitsmenge nicht in der vorgegebenen Zeit erledigt werden kann. Dies kann zum einen daran liegen, dass zu wenig Personal zur Verfügung steht. Zum anderen kann auch das Auftreten von größeren Störungen und Unterbrechungen die Ursache sein, deren Behebung viel Zeit in Anspruch nimmt.
Maßnahmen:
- regelmäßige Überprüfung des Personalschlüssels
- Reduzierung von Störungen und Unterbrechungen
- zeitliche Anpassung der Aufgabenbearbeitung durch Verlängerung oder Verkürzung von Fristen
2. Zusammenarbeit
Durch die Informations- und Kommunikationstechnologien ist es einfacher geworden, virtuell in Teams zusammenzuarbeiten, auch über verschiedene Zeitzonen hinweg. Gerade bei virtueller Zusammenarbeit hat sich gezeigt, dass Kommunikation nicht mehr nebenbei stattfindet, sondern dass der Austausch zwischen den Teammitgliedern gut organisiert werden muss und daher auch meist mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Maßnahmen:
- Berücksichtigung von Zeit für die Koordination und Kommunikation
- Treffen von Vereinbarungen, wie mit diesen Abstimmungserfordernissen außerhalb der regulären Arbeitszeit umgegangen wird
3. Abwesenheiten planen
Häufig kommt es vor, dass Mitarbeitende in ihrem Urlaub oder im Krankenstand kontaktiert werden. Dies liegt oft daran, dass Wissen und Fähigkeiten nur bei einer Person konzentriert sind. Ein Unternehmen sollte sich jedoch nicht auf eine einzelne Person verlassen, sondern bereits im Vorfeld regeln, was passiert, wenn diese Person ausfällt.
Maßnahmen:
- Vereinbarung von Vertretungsregelungen für Urlaub und Fehlzeiten
- Organisation von Schulungen und Wissensweitergabe, damit die vertretende Person ihre Aufgabe gut erledigen kann
4. Sensibilisierung im Team
Es ist wichtig, sich über die Auswirkungen der ständigen Erreichbarkeit bewusst zu werden. Dies kann zum Beispiel im Team durch das Ansprechen der Auswirkungen auf Erholung, Gesundheit und auch Leistungsfähigkeit geschehen.
Maßnahmen:
- Durchführung von Schulungen zum Thema Erreichbarkeit für Mitarbeitende und Führungskräfte
- Ansprechen im Team, wenn Mitarbeitende bei Kollegen:Kolleginnen einen ungesunden Umgang mit der erweiterten Erreichbarkeit bemerken
5. Individuelle Gestaltung
Für einen gesunden Umgang mit der erweiterten Erreichbarkeit ist es auch wichtig, sich selbst bewusst zu machen, welches Erreichbarkeitsverhalten bevorzugt wird. Dieses kann dann mit dem Team und der Führungskraft – auf Basis der gemeinsam erarbeiteten Vereinbarungen – auch individuell an die jeweilige private Situation angepasst werden.
Maßnahmen:
- Reflexion des eigenen Erreichbarkeitsverhaltens und bewusste Schaffung von arbeitsfreien Zeiten und Orten
- Einhaltung der Ruhezeiten und bewusste Entspannung, um gedanklich von der Arbeit abzuschalten (se)
